Uruchamianie spraw na podstawie maila

Ostatnia modyfikacja Styczeń 11, 2018

AMODIT umożliwia inicjowanie spraw w oparciu o wysłanego do niego maila.
Przesłany mail, inicjuje sprawę w procesie związanym z daną skrzynką mailową. Treść maila staje się komentarzem do sprawy, a załącznikI z maila stają się załącznikami do sprawy. Sprawa trafia na etap oznaczony jako początkowy i umożliwia dalsze jej procesowanie zgodnie z logiką procesu.

zalaczzanie-maila
Dla realizacji tego scenariusza potrzeba:

  1. Wyodrębnionego adresu mailowego, który będzie służył tylko do tego celu. Przykładowo faktury@domena_firmowa.com. Nie powinien być to adres publiczny, gdyż będzie na niego przychodzić spam i ten spam też będzie tworzył sprawy w AMODIT.
  2. Zdefiniowanego procesu np Obieg faktur kosztowych
  3. Konfiguracji serwera pocztowego w AMODIT. Ustawienia dokonuje się tutaj: Menu główne->Ustawienia systemowe->Poczta przychodząca
    Podać należy protokół, adres serwera poczty przychodzącej, port, czy używa SSL, czy maile po pobraniu mają być usuwane (ustawić na tak) oraz czy cały mail ma być załączany do sprawy.Konfiguracja serwera pocztowegoSkrzynka MUSI obsługiwać jeden z następujących protokołów: IMAP lub POP3.
  4. Wskazania w procesie, że ma korzystać z tego adresu. Menu główne->Procedury->Wskaż swoją procedurę->Ustawienia. Należy podać adres mailowy na który będą wysyłane maile, hasło do tego konta, w nazwę folderu należy wpisać INBOX. Ustawienia poczty przychodzącej w procedurze
  5. Zapisać ustawienia

i  już gotowe. Każdy mail wysłany na adres mailowy skojarzony z procesem będzie inicjował w nim nowe sprawy. Wszystkie załączniki z tego maila staną się załącznikami do sprawy.

AMODIT potrafi również załączać dokumenty i treść maila do już istniejących spraw na podstawi numeru sprawy. Ten scenariusz wykorzystywany jest do obsługi Help Center lub innych tego typu procesów w których spodziewana jest odpowiedź klienta. W takim przypadku wystarczy, że w tytule przesyłanego maila będzie numer sprawy którego mail dotyczy. AMODIT odszuka sprawę i załączy do niej maila. Typowy scenariusz wygląda tak:

  • obsługujemy sprawę w AMODIT. Z tej sprawy wysyłany jest mail do klienta z informacją. Temat maila wygląda np tak „Sprawa nr [#235] została przyjęta do realizacji
  • Klient odpowiada na tego maila dosyłając jakieś uzupełniające informacje. Jego temat maila będzie więc np taki „RE: Sprawa [#235] została przyjęta do realizacji„. To wystarczy, aby AMODIT odszukał sprawę nr 235 i dołączył do niej odpowiedź klienta.