Jak Platforma AMODIT usprawnia procesy biznesowe i obniża koszty

Ostatnia modyfikacja Wrzesień 17, 2017

Czy zauważyłeś któryś z poniższych problemów w swojej organizacji?

  • kłopoty z przepływem informacji,
  • duża liczba błędów ludzkich
    • przeoczenia,
    • niedopełnienia obowiązków,
    • zagubienie dokumentów,
  • duże obciążenie pracowników prostymi czynnościami
  • wydłużenie czasu niezbędnego na podjęcie decyzji 

Jeżeli Twoim celem jest zwiększenie efektywności pracy, usprawnienie przepływu informacji i zarządzania dokumentami, to Platforma AMODIT jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej organizacji.

Korzyści dla organizacji

  • Uporządkowanie przepływu informacji i dokumentów,
  • Ograniczenie ryzyka podatkowego rozumianego jako ryzyko wystąpienia błędu, nieprawidłowości lub opóźnienia narażającego  podatnika na zaległości podatkowe oraz związane z tym odsetki i ewentualne kary.
  • Skrócenie czasu realizacji spraw prowadzące do poprawy płynności finansowej i wzrostu wiarygodności kredytowej.
  • Wzrost efektywności pracy poprzez wyeliminowanie zbędnych czynności, ułatwienie wyszukiwania i dostępu do potrzebnych dokumentów,
  • Poprawa jakości decyzji gospodarczych dzięki dostępowi do bieżącej informacji np decyzja o podpisaniu umowy mając wgląd w pełną historię procesu zmian i akceptacji umowy., 
  • Obniżenie kosztów wdrożenia i posiadania elektronicznego systemu obiegu dokumentów poprzez:
    • ograniczenie do minimum lub eliminację etapu analizy i projektowania procesów
    • ograniczenie do minimum lub eliminację etapu szkoleń użytkowników dzięki niezwykle prostemu i intuicyjnemu interfejsowi oraz jednolitym zasadom obsługi spraw (układ i położenie przycisków, wygodny formularz, poręczny wielofunkcyjny panel boczny).
    • skrócenie czasu od decyzji o wdrożeniu do momentu uzyskania pierwszych efektów usprawnienia pracy.
    • możliwość modyfikacji i tworzenia nowych procesów przez właścicieli biznesowych niemających doświadczenia w obszarze IT.
    • łatwą integrację z systemami zewnętrznymi dzięki wbudowanym mechanizmom synchronizacji słowników oraz bogatemu interfejsowi API.

Przegląd funkcjonalności

Platforma AMODIT  będzie rejestrowała wszystkie wpływające dokumenty, usprawni ich dystrybucję w firmie, uporządkuje procesy akceptacji, na bieżąco będzie informowała o zmianie statusu interesującej sprawy, będzie wymieniała dane z Twoim systemem ERP (np. pobieże dane słownikowe oraz przekaże informacje potrzebne do zarejestrowania w ERP) oraz  pozwoli  analizować i optymalizować procesy biznesowe.

 

Platforma AMODIT jest uniwersalnym środowiskiem do automatyzacji procesów biznesowych o dowolnym stopniu złożoności.  Tworzenie i uruchamianie procesów na Platformie AMODIT  nie wymaga wiedzy informatycznej ani żadnych dodatkowych narzędzi, a nowy proces może być przygotowany nawet w kilka minut. 

Platforma AMODIT pozwala procesować sprawy dowolnego typu. Przykładowo mogą to być Wnioski urlopowe, Delegacje, Wnioski o przyznanie uprawnień, Akceptację kosztów, Dekretację faktur, Regulaminy, Pełnomocnictwa, Obieg umów i dziesiątki innych. W tym zakresie Platforma AMODIT nie wprowadza żadnych ograniczeń. Podobnie  nie ma żadnych ograniczeń co do typów plików (dokumentów) stanowiących załączniki do spraw. Mogą to być np skany, pliki PDF, pliki MS Word, MS Excel, pliki tekstowe, graficzne i dowolne inne.
Każdy typ sprawy i każdy typ dokumentu jest obsługiwany przez Platformę AMODIT.

Z Platformy AMODIT można korzystać na komputerze stacjonarnym lub laptopie (Windows, Linux, OS X) oraz na tabletach lub smartfonach z dowolnym systemem operacyjnym (Android, iOS). Wystarczy przeglądarka internetowa (zalecane Chrome, FireFox, IE, Safari) i dostęp do internetu.

Dla firm, które wybiorą instalację Platformy AMODIT na własnych serwerach, korzystanie z niej nie zmienia się. Nadal jest ona dostępna przez przeglądarkę internetową, zmienia się jedynie adres dostępu.

placeitProsty i przyjazny interfejs dostosowany do wielkości ekranu  (monitor komputera, ekran tabletu lub smartfona) sprawia, że akceptowanie, przekazywanie spraw, uzupełnianie danych czy załączanie dokumentów wykonuje się wygodnie i intuicyjnie. 

 

Na Platformie AMODIT sprawy mogą być procesowane w tzw trybie swobodnym, w którym to użytkownik decyduje, na który etap oraz do kogo sprawa ma być przekazana. Dzięki temu uruchomienie nowego procesu jest niezwykle proste i szybkie, a konkretna potrzeba biznesowa może być zaspokojona w ciągu kilku minut bez udziału zespołu IT.

Ile razy musiałeś czekać dni lub tygodnie na wykonanie przez IT modyfikacji prostego formularza? W ilu przypadkach okazywało się to niemożliwe ze względu na ograniczenia stosowanego systemu? W AMODIT nie ma takich problemów. Jeżeli potrzebujesz nowego pola na formularzu po prostu dodaj je.

W przypadku gdy potrzeba biznesowa jest bardziej złożona np konkretne ścieżki akceptacji, to Platforma AMODIT pozwala na przygotowanie procesu dokładnie odpowiadającego tym wymaganiom.

Nowa sprawa w wybranym procesie może być zainicjowana przez użytkownika ręcznie jednym kliknięciem.  Najczęściej ten sposób wykorzystywany jest do rozpoczynania procesów typu obiegu wniosku urlopowego, rozliczenie delegacji, wniosek o zaliczkę itp.

 

W przypadku procesów typu obieg faktur kosztowych, wygodniej jest skorzystać z opcji automatycznego tworzenia spraw na podstawie zdarzeń. Zdarzeniem może być otrzymanie maila lub pojawienie się skanu dokumentu w określonym folderze na dysku.

 

Rozważmy scenariusz zakładania spraw na podstawie maia.

Załóżmy, że skonfigurowaliśmy proces obiegu faktur kosztowych tak, aby zakładał sprawy ze skrzynki mailowej o adresie  faktury.amodit@domena_firmowa.com.

Wysłanie maila z załącznikiem na ten adres spowoduje automatyczne założenie nowej sprawy w procesie obiegu faktur kosztowych oraz załączenie do sprawy dokumentów z maila.

Upraszcza to czynności wprowadzania nowych dokumentów do systemu. 

Naklejenie kodu kreskowego na każdy otrzymany dokument papierowy pozwala na skrócenie czasu potrzebnego na zeskanowanie wielu dokumentów.

Kilkadziesiąt faktur oklejonych kodami skanuje się w jednym przebiegu skanera. Taki „duży” plik przesyłany jest ze skanera mailem na np. faktury.amodit@domena_firmowa.com. AMODIT dzieli plik na pojedyncze dokumenty oraz tworzy i uruchamia dla każdego dokumentu nową sprawę.

Rejestrowanie faktury w systemie obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością wprowadzenia szeregu danych takich jak nazwa kontrahenta, termin płatności, data wystawienia, szczegóły każdej pozycji faktury itp. Można te czynności wykonać ręcznie przepisując każdą informację z faktury do formularza, ale dużo bardziej efektywne jest  skorzystanie z automatycznego odczytywania informacji z faktury. AMODIT rozpoznaje faktury drukowane, wystawione zgodnie z ustawą o rachunkowości. Usługa jest w pełni automatyczna i nie wymaga przygotowywania szablonów lub wskazywania miejsca położenia informacji na fakturze. Wystarczy, że zeskanujemy fakturę i wprowadzimy ją do AMODIT. Resztę wykona inteligentny OCR (Optical Character Recognition). Nie tylko rozpozna litery, cyfry czy całe wyrazy, ale przypisze te dane do odpowiednich pól na formularzu. Już po chwili będziemy mieli odczytane wszystkie dane nagłówkowe jak numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży, dane kontrahenta, termin płatności, kwoty netto, brutto, oraz VAT, a także wszystkie pozycje z faktury z podaniem ilości, ceny, wartości netto, wartości brutto, stawki VAT oraz wartości VAT.
Po odczytaniu, każda faktura może być poddana ostatecznej weryfikacji przez operatora i ewentualnie poprawiona lub uzupełniona w tych miejscach w których np. ze względu na słabą jakość skanu, system nie był w stanie jednoznacznie zidentyfikować informacji.
Usługa ta jest szczególnie przydatna w sytuacji gdy dziennie do firmy wpływa kilkadziesiąt lub kilkaset faktur, które na bieżąco powinny być rejestrowane i puszczane w obieg akceptacyjny.


W praktyce odbywa się to najczęściej w ten sposób:
1. Osoba z rejestracji skanuje faktury, które automatycznie są rejestrowane w AMODIT.
2. AMODIT, korzystając z inteligentnego OCR sukcesywnie odczytuje dane z faktur i wprowadza je do właściwych pól na formularzu.
3. Tak przygotowane sprawy (faktury), po zweryfikowaniu przez operatora, są gotowe do dalszego obiegu np. w celu akceptacji kosztów.


Usługa jest dodatkowo płatna, a opłata jest proporcjonalna do liczby rozpoznawanych stron w miesiącu.

Żadna sprawa nie będzie już przeterminowana. AMODIT powiadomi użytkownika, a jak będzie potrzeba, to również jego przełożonego o upływającym terminie załatwienia sprawy. Wyśle maila z informacją o konieczności np. zaakceptowania kosztów w procesie akceptacji faktur, czy o konieczności zaakceptowania zastępstwa w procesie wniosków urlopowych.

 

Urlop lub nieobecność pracownika nie może wiązać się z opóźnieniem w wykonaniu zadań. Dzięki funkcji obsługi zastępstw AMODIT pozwala na płynny przebieg procesów bez kumulowania się zaległości. 

AMODIT indeksuje całą wprowadzoną treść zarówno tę, wprowadzoną w polach formularza sprawy jak i tę, pochodzącą z załączonych dokumentów. Dzięki temu możliwe jest natychmiastowe wyszukanie dowolnej sprawy lub dokumentu. Wystarczy zacząć pisać na klawiaturze słowo, a AMODIT zacznie zawężać listę spraw pasujących do szukanej treści.

Platforma AMODIT to nie tylko obieg dokumentów i spraw, to również archiwum elektroniczne. Każdy zarejestrowany dokument, każda procesowana sprawa może być z łatwością odnaleziona z zastosowaniem funkcji wyszukiwania pełno-tekstowego. Z każdą sprawą lub dokumentem mogą być związane pola indeksujące, dzięki którym można je precyzyjnie wyszukać czy utworzyć na ich podstawie raport.

AMODIT wyposażony został w bogaty zestaw funkcjonalności pozwalających na bardzo szczegółowe konfigurowanie dostępu do informacji. Można konfigurować dostęp nawet do pojedynczych pól na formularzu. Przykładowo np w sprawach kadrowych, pracownik może nie mieć dostępu do pola np „Planowana wartość umowy”, a jego przełożony będzie miał do niego dostęp. 

Platforma AMODIT dostarcza szeregu gotowych raportów oraz możliwość tworzenia własnych na podstawie wszystkich danych gromadzonych w ramach poszczególnych procesów.

Doskonalenie procesów

AMODIT zapewnia praktycznie nieograniczone możliwości raportowe, a tym samym dostarcza narzędzi do ciągłego doskonalenia procesów i podnoszenia efektywności organizacji:

  • Wizualizacja przebiegu spraw dla wszystkich procesów ze wskazaniem „wąskich gardeł”, czasów realizacji poszczególnych kroków zarówno w konkretnym przebiegu procesu jak i czasów średnich.
  • Analiza najwolniejszych/najszybszych spraw/uczestników/etapów
  • Wbudowany generator zestawień i widoków z dostępem do wszystkich definiowanych dynamicznie pól formularza i zawartych w nich danych
  • Automatyczne tworzenie widoków/zapytań SQL umożliwiających poszerzenie analizy z zastosowaniem zewnętrznych, wykorzystywanych w przedsiębiorstwie systemów raportowych
  • Export do plików Excel, wszelkich zestawień tworzonych w AMODIT

Bezpieczeństwo

AMODIT zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych i udostępnianych informacji spełniając m.in. wymogi bezpieczeństwa wg wytycznych GIODO:

  • Dostęp tylko dla użytkowników posiadających aktywne konto na Platformie  AMODIT
  • Wymagalność unikalnych nazw użytkowników
  • Autoryzacja (akceptacja) przez administratora każdego nowego konta
  • Prosta integracja z Active Directory i bieżąca synchronizacja.
  • Kontrola siły hasła (wymuszanie zastosowania kombinacji znaków)
  • Kontrola wieku hasła (wymuszanie zmiany)
  • Blokowanie konta po kilku próbach wprowadzenia błędnego hasła
  • Dostęp do aplikacji przy użyciu protokołu SSL z 128 bitowym kluczem szyfrującym.
  • Rejestrowanie zmian we wprowadzanych danych dla każdego uczestnika procesu
  • Rejestrowanie każdego logowania i wylogowania użytkownika
  • Uprawnienia do pojedynczych pól i sekcji formularza
  • Uwierzytelnienia wykonywane są po stronie serwera.
  • Uwierzytelnianie dla wszystkich stron, które tego wymagają.
  • Zarządzanie sesją po wylogowaniu się użytkownika
  • Żadne wrażliwe dane nie są przechowywane w Cookies.
  • System nie przesyła danych sensytywnych jako parametr URL.
  • Odporność na ataki (XSS, SQLInjection)