Jak przygotować proces do współpracy z OCR skanuj.to?

Ostatnia modyfikacja Wrzesień 20, 2018

Aby proces obsługiwał skanuj.to musi być:

  1. Wykupione dla klienta konto w skanuj.to. Konto musi być zakładane w skanuj.to przez Astrafox, aby współpracowało z AMODIT.
  2. Razem z kontem w skanuj.to, dla klienta otrzymasz unikalny numer companyid (w usłudze skanuj.to).
  3. W ustawieniach systemowych w zakładce Usługi w sekcji „OCR Faktury” należy ustawić parametry:
    1. SkanujToSendAttachmentOnCreate – tak aby NIE był zaznaczony. Gdy jest zaznaczony, to każdy dokument dodany do AMOIDT jest wysyłany do skanuj.to, co oczywiście może być nadmiarowe i niepotrzebne. Zamiast tego będziemy jawnie, w regule używać funkcji wysyłającej dokument do skanujto
    2. SkanujToUrl, SkanujToUser, SkanujToAPIKey. Ostatni parametr to APIKey, a nie hasło do konta skanuj.to.
    3. SkanujToCompanyId – może pozostać puste. Będziemy używać funkcji w regułach i tam będziemy podawać companyid. Jest to szczególnie ważne, gdy jedna instalacja AMODIT obsługuje np kilka spółek z grupy kapitałowej klienta i każda spółka ma swoje konto w skanuj.to
    4. SkanujToRetrieveUnverified – należy zaznaczyć
    5. SkanujToDeleteRetrieved – należy zaznaczyć jeżeli chcemy aby dokumenty po stronie skanuj.to były później usuwane. Czas po którym są usuwane ustawia się w skanuj.to
    6. SkanujToFieldName – pozostawiamy puste. Będziemy używać funkcji w regułach do wysyłania konkretnego dokumentu.
    7. SkanujToExtraData – jeżeli (a tak prawdopodobnie jest) wysyłane dokumenty do skanuj.to to faktury zakupu, to należy wpisać tu sekwencję {„type”:2}, która dla skanuj.to oznacza dokument zakupu.
  4. W ustawieniach systemowych w zakładce ogólne
    1. ustawić Web URL na adres pod którym dostępny jest AMODIT. Ten adres jest przekazywany do skanuj.to w celu przesłania zwrotnej informacji przez skanuj.to
  5. W ustawieniach systemowych w zakładce Usługi
    1. NotificationsOrganizationInLink, ustawić jako NIE zaznaczone

W przypadku problemów warto włączyć rejestrowanie w logach zdarzeń związanych z wysyłaniem plików do skanuj.to i otrzymywaniem odpowiedzi. W tym celu w ustawieniach systemowych w zakładce Ogólne w polu „Log 3 level errors for modules” wpisać:  SkanujToTools;SkanujToEvent

Przy takiej konfiguracji w logu systemowym beda się pojawiały wpisy po każdym wysłaniu dokumentu do skanuj.to jak i po otrzymaniu odpowiedzi.

Przygotowanie procesu do obsługi OCR Faktur

  1. W konkretnym procesie np Obieg faktur należy skonfigurować powiązanie pól formularza z indeksami zwracanymi przez skanuj.to. W tym celu w ustawieniach tego procesu należy odszukać sekcję „Mapuj pola z OCR” i tam kliknąć „Zmień mapowanie pól”
  2. W oknie zmiany mapowania pól należy:
    1. zaznaczyć Włącz OCR
    2. zmapować „Pole z OCR” z „Polem z AMODIT”. W pierwszym podejściu należy zmapować te pola, które są standardowo dostępne w na liście „Pole z OCR”. Dodatkowe pola ustawimy później.
    3. Ważne jest aby zmapować pole statusu skanujto, ponieważ po wartości w tym polu będziemy rozpoznawali, czy OCR zakończył się. Tym powiązaniem jest pole w skanuj.to o nazwie „state”, które mapujemy na pole np SkanujToStatus na formularzu.
    4. okno mapowania zamykamy naciskając X.
  3. Zaleca się używanie trzech etapów do pełnej obsługi rejestrowania dokumentów i OCR’owania.
    1. Etap rejestracji
    2. Etap OCR
    3. Etap weryfikacji
  4. Etap rejestracji.
    1. Powinien zapewniać rejestrację ręczną, poprzez dodanie dokumentu z ręki jak i rejestrację automatyczną z maila
    2. Najlepiej gdy dokument, który ma być poddany procesowi OCR będzie umieszczony w polu na formularzu. Niech będzie to pole „Faktura” typu dokument. Można dla tego pola ograniczyć typ dokumentu do PDF.
    3. Na typ etapie tworzymy dwie reguły.
      1. Automatyczną, która obsługuje sprawy założone z maila i wysyła dokument do OCR.
      2. Ręczną, która wysyła dokument do OCR

Poniżej ustawienia dla reguły automatycznej i ręcznej. W obu, jako parametru funkcji SendAttachmentToOCR() używany companyid.

 

 

5. Etap oczekiwania na OCR

Na tym etapie sprawy są przypisane do użytkownika SYSTEM. Dzięki temu nie są widoczne dla użytkowników na liście „Do wykonania”, ale można je znaleźć na liście „Wszystkie” lub budując odpowiednie zestawienie za pomocą wyszukiwania zaawansowanego.

W tym czasie dokument jest przekazany do usługi OCR i AMODIT czeka na odpowiedź. Aby AMODIT zareagował na otrzymaną odpowiedź należy ustawić regułę automatyczną działającą na etapie „Oczekiwanie na OCR”.